Существует несколько способов управления технической эксплуатацией здания. О том, какие факторы следует учесть при выборе того или иного варианта, рассказывает Дмитрий Снырев, заместитель начальника службы эксплуатации BlackStone Keeping Company.
Есть два основных подхода к управлению: системный (обеспечение планово-предупредительной эксплуатации) и бессистемный (назовем его ответной эксплуатацией). Выбор всегда остается за собственником и зависит от классности здания, его назначения, планов владельца в отношении сроков и финансовых возможностей.
Безусловно, наиболее эффективным является первый подход, который позволяет оптимизировать расходы собственника, увеличить срок службы инженерного оборудования, поддерживать комфортные условия в арендованных помещениях и местах общего пользования. Планирование затрат на эксплуатацию включает в себя несколько этапов. Первоначально составляют перечень всего инженерного оборудования и необходимое число персонала на объекте. С учетом этого разрабатывают график обслуживания, который ежемесячно детализируют. Кроме того, создают план проведения работ по улучшению здания, при этом все расходы учитывают в бюджете капитальных затрат по объекту. Они, как правило, ложатся на плечи собственника и не подлежат возмещению арендаторами в качестве ставки эксплуатационных расходов.
Второй способ эксплуатации выбирают в основном владельцы или арендаторы скромных площадей, которым невыгодно содержать большое число технического персонала. Такой подход позволяет сиюминутно сократить затраты, но впоследствии приводит к увеличению расходов на содержание здания, когда приходится, например, осуществлять крупноузловой ремонт инженерного оборудования или его замену. Одним из самых существенных недостатков принципа ответной эксплуатации можно назвать высокий риск собственника при возникновении аварий. Размеры ущерба в таком случае могут привести к потере объекта как такового. Так, в случае короткого замыкания, если оно вовремя не обнаружено (а при отсутствии персонала это сделать практически невозможно), возникнет пожар, и здание попросту сгорит. Или если, например, в торговом центре произойдет авария на трубопроводе отопления, то ущерб при протечке от последнего до первого этажа составит довольно внушительную сумму. Пострадает и товар арендатора, и отделка. Эта проблема актуальна и для офисных зданий. Между тем постоянное присутствие на объекте специалиста позволит оперативно отреагировать практически на любую внештатную ситуацию.
Как снизить риски?
Возможные сбои в эксплуатации объекта могут быть вызваны разными причинами. В первую очередь это некачественное, бракованное оборудование, которое зачастую выходит из строя раньше срока, указанного в паспортных данных. Этот фактор всегда присутствует, и исключать его нельзя. Также возможны сбои, связанные с некачественным монтажом или плохим обслуживанием.
Не стоит забывать о человеческом факторе. Например, каждая розетка в рабочем кабинете рассчитана на определенную нагрузку. Зачастую электрическую сеть перегружают, включая непредусмотренные приборы, из-за чего возникает много аварий и пожаров. Снижение этого риска достигается тесным взаимодействием управляющей компании с пользователями здания. Если УК следит за оборудованием, проводит плановые работы, а также организует встречи с арендаторами и их персоналом, возможность возникновения аварийных ситуаций сводится к минимуму.
В любом офисном центре существуют как группы бытовых нагрузок электрических сетей, так и группы для подключения компьютеров. Тесное взаимодействие с УК позволяет арендаторам правильно использовать их изначально, а также при организации дополнительных рабочих мест. Дело в том, что проектирование и строительство здания осуществляется с учетом правил, предусматривающих определенную электрическую и тепловую нагрузку на квадратный метр, количество площади и объем приточного и вытяжного воздуха на каждого сотрудника. Согласно нормативам в офисном помещении на одного человека должно приходиться не менее 6 кв. м свободного пространства. Исходя из этого проектируется вентиляция. Например, если на площади 30 кв. м организовать 10–12 рабочих мест, то это в итоге приведет к снижению производительности труда. Кроме того, повышенную нагрузку может не выдержать электросеть, в результате — поломка компьютеров и потеря данных. Таким образом, при неправильной организации рабочих мест нарушаются все нормы эксплуатации административных объектов.
Работа с пользователями здания крайне важна. До них необходимо донести, что не все зависит от инженерных систем. Так, даже добросовестная управляющая компания не может подавать приточного воздуха больше, чем позволяет производительность вентиляционной установки. Если здание перенаселено, возрастает нагрузка на систему водопровода и канализации. При этом инженерное оборудование изнашивается в более короткие сроки, следовательно, эксплуатационные расходы увеличиваются и фактически ложатся на плечи арендатора.
Для того чтобы избежать подобных рисков, управляющие компании создают специальные руководства для пользователей здания. Например, BlackStone Keeping Company при въезде вручает каждому арендатору инструкцию, где содержатся технические характеристики объекта и основные рекомендации.
На этапе проектирования
На сегодняшний день, как правило, собственники нанимают управляющую компанию перед заселением здания арендаторами. Однако правильнее было бы делать это еще на этапе проектирования. Дело в том, что люди, занимающиеся возведением объекта, и специалисты УК имеют разный опыт. Иногда оптимизация при строительстве ухудшает эксплуатационные характеристики. Сокращая расходы и устанавливая более дешевое оборудование, собственник в конечном итоге может столкнуться с тем, что помещения окажутся некомфортными и менее привлекательными для арендаторов. Это существенно влияет на цену ставки.
Если УК привлекают в проект на поздней стадии, по окончании строительства, то ей требуется много времени на то, чтобы войти в курс дела. Следовательно, возрастает возможность возникновения нештатных ситуаций (исправить поломки незнакомого оборудования специалисту гораздо сложнее).
Как правило, УК, приглашенная девелопером на этапе проектирования, впоследствии занимается управлением объектом, что вполне логично. Если компания работает с собственником с начала реализации проекта, она знает здание на 100%, все его сильные и слабые стороны и будет эксплуатировать объект максимально эффективно, оптимизируя капитальные затраты.
На сегодняшний день многие крупные девелоперы с целью снижения расходов предпочитают привлекать управляющую компанию до начала строительства. Безусловно, при этом собственник сам планирует затраты. Но УК благодаря своему опыту может предложить свои решения: повысить качество не только за счет более дорогих материалов и средств, но и, например, используя более рациональные планировки.
Можно привести несколько примеров. Однажды на этапе проектирования собственнику предложили заменить оборудование на схожее по техническим характеристикам, но более дешевое и ниже качеством. УК провела дополнительный анализ и с помощью цифр наглядно доказала, что это не имеет смысла, так как приведет к удорожанию эксплуатационных расходов уже в течение первых пяти лет.
Еще один пример. Специалисты нашей компании на этапе ввода в эксплуатацию рекомендовали замену фильтров вентиляционно-приточных установок на аналогичные по качеству, но более дешевые. Предложение было принято собственником, что позволило снизить ставку эксплуатационных расходов на 10–15%. Кроме того, на одном из объектов уже на этапе проектирования изменили оборудование архитектурного освещения: с галогеновых ламп на светодиодные. Это вызвало некоторое удорожание строительства, но в процессе эксплуатации затраты на электроэнергию будут ниже на 10–15% — для комплекса площадью 20 тыс. кв. м довольно серьезные деньги.
