Как оформить документы для командировочных: советы юриста

Отвечаем на популярные вопросы хостов о том, какие документы нужны и как их правильно оформить.

Какие документы хост может предоставить командировочному для подачи отчётности в компанию?

— Хост может предоставить договор найма жилого помещения (или ваучер) и платёжный документ.

Эти два документа — основа отчётности. Гостю нужно будет приложить их к авансовому отчёту, который он передаст в бухгалтерию своей компании. Даже если вы сдаёте жильё как физлицо, эти документы можно оформить корректно, и они будут приняты работодателем.

Что обязательно должно быть в договоре, чтобы командировочному возместили деньги?

— Специальных требований к договору для командировок закон не устанавливает. Главное — чтобы в нём были корректно указаны данные сторон, период проживания, адрес объекта и сумма аренды. Для удобства можно также прописать сроки выдачи платёжных документов.

Хост может использовать готовые шаблоны или составить договор самостоятельно. Главное — не забыть указать точные даты проживания, сумму и адрес квартиры. Чем понятнее договор, тем меньше вопросов у бухгалтера компании гостя.

Кто может оформлять такие документы: есть ли разница для ИП, самозанятых и физлиц?

Договор найма может заключать любой хост — будь то ИП, самозанятый или физлицо. Но есть различия в видах платёжных документов и способах налогообложения.

Например, физлицо может выдать расписку, самозанятый — чек из «Мой налог», ИП/ООО — чек ККТ и счёт.

Какие данные должны быть в платёжных документах?

В платёжке обязательно указываются:

• назначение платежа (например, «оплата за проживание с 10 по 13 июня, 3 ночи»);
• Ф.И.О. гостя;
• данные хоста:

     — для ИП: ИНН, ОГРНИП, адрес,

     — для юрлица: ИНН, ОГРН, адрес,

     — для СМЗ/физлица: Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации, ИНН;

• Ф.И.О. арендодателя (или представителя ИП/ООО);
• сумма и дата оплаты;
• адрес квартиры;
• подписи обеих сторон — для бумажной версии.

Чем подробнее информация в документе — тем выше шанс, что бухгалтерия работодателя её примет без вопросов. Особенно важно указать период проживания, сумму и точный адрес объекта.

Главное

Если к вам приезжает командировочный

1. Заранее обсудите, нужны ли ему отчётные документы.

2. Спросите, какие формы документов принимает его компания. Это сэкономит время.

3. Будьте готовы оформить договор/ваучер и чек, расписку или счёт — в зависимости от вашего статуса.

4. Следите за точностью данных — это залог доверия и повторных бронирований.

Если вы как хост хотите чаще принимать командировочных, подготовьте шаблоны и инструкции и предлагайте их заранее. Это увеличивает доверие и делает ваш объект более привлекательным для гостей, которые приезжают по работе.

Выбирайте дом или квартиру для посуточной аренды на Циан

по тем фильтрам, которые важны именно вам!

Найти